Informativa ex art.13 Regolamento UE 679/2016 per il trattamento di dati personali

Gentile cliente/fornitore,

Con la presene desideriamo informarvi che il Regolamento Europeo 679/2016 (nel seguito anche per semplicità “Regolamento” o “GDPR” – General Data Protection Regulation), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, prevede la tutela delle persone fisiche rispetto al trattamento dei dati personali. In ottemperanza a suddetto Regolamento, siamo a fornirvi le seguenti informazioni.

Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è A.F.F. S.n.c. di Fanti Marco e Beghelli Gabriele con sede in Via Ottavio Garganelli, 15, 40065 Pianoro (BO).

Soggetti interessati

Le persone fisiche i cui dati personali possono essere trattati dal Titolare del trattamento sono essenzialmente i clienti di A.F.F. snc o le persone che li rappresentano, i fornitori e partner o le persone che li rappresentano. Tali soggetti sono anche identificati con il termine “interessati” nella presente informativa e nel Regolamento.

Tipologie di dati che raccogliamo

A.F.F. snc raccoglie le seguenti categorie di dati:

1. Informazioni che ci fornisce direttamente il cliente per dare corso al mandato di intervento/riparazione/preventivo del veicolo, A.F.F. snc ha la necessità di raccogliere ed archiviare i seguenti dati personali:

• Dati anagrafici ed identificativi: nome, cognome, indirizzo di residenza, numero di telefono, indirizzo E-Mail, carta di identità o patente ed in generale tutti i dati che ci servono per poter contattare il cliente.
• Dati fiscali: codice fiscale o la partita IVA, data di nascita e qualsiasi ulteriore dato del cliente che sia necessario secondo la normativa vigente.
• Dati del veicolo: numero di targa, numero telaio, dati assicurativi (al fine di verificare la presenza di un’assicurazione attiva e valida), e qualsiasi ulteriore dato identificativo del veicolo contenuto nel Libretto di Circolazione che possa, direttamente o indirettamente, essere collegato ai dati personali del cliente o proprietario del veicolo.
• Comunicazioni con A.F.F. snc: per comunicare con A.F.F. snc utilizzando i normali strumenti (telefono/E-Mail) oppure il sito internet https://affautocarrozzeria.it raccogliamo informazioni riguardo alle vostre comunicazioni e qualsiasi dato che scegliete di fornirci.

Se non vorrete fornirci questi dati, non saremo in grado di dare corso al mandato ed alla richiesta di riparazione. Nel caso in cui il cliente abbia deciso di fornirci volontariamente i dati sopra indicati (ad esempio sottoscrivendo di volere ricevere informazioni periodiche su promozioni e/o aggiornamenti), potrà sempre revocare il consenso al trattamento dei dati personali per tale scopo.

In generale, la revoca rende impossibile la prosecuzione del rapporto e non pregiudica la legittimità del trattamento sino posto in essere fino a quel momento.

2. Informazioni comunicateci da soggetti terzi quali Compagnie di Assicurazioni e Periti assicurativi: in caso di sinistro coperto dall’Assicurazione – anche in convenzione con la Compagnia di Assicurazione – dati anagrafici e del veicolo possono esserci comunicati dal Perito o dalla Compagnia che ha assicurato il veicolo stesso, tramite appositi sistemi informatici.

Se il cliente non desidera che trattiamo ulteriormente i dati personali comunicatici da suddetti soggetti, non potremo dar corso alla riparazione del vicolo.

3. Informazioni che raccogliamo automaticamente durante l’esecuzione del mandato: raccogliamo automaticamente informazioni sul veicolo, tra cui i dati personali del cliente, riguardo ai servizi utilizzati e alla modalità d’utilizzo. Queste informazioni sono necessarie per l’adeguata esecuzione del contratto stipulato tra noi e l’utente, per permetterci di agire in conformità ai nostri obblighi legali e sulla base del nostro legittimo interesse ad essere in grado di migliorare e di offrirti le funzionalità dei servizi di A.F.F. snc. Se l’utente sceglie di non fornirci questi dati, non saremo in grado di dare corso al mandato di riparazione. Inoltre, nel nostro sito web trattiamo:

• Dati di log e informazioni sui dispositivi: raccogliamo automaticamente dati di log e informazioni sui dispositivi quando un utente accede ed utilizza il sito web http://affautocarrozzeria.it/. Tali informazioni comprendono, tra le altre cose: informazioni su come l’utente ha utilizzato il sito web, indirizzo IP, data e ora di accesso, informazioni su hardware e software, informazioni sul dispositivo, informazioni sugli eventi riguardanti il dispositivo, identificativi univoci, dati di crash, cookie, pagine visualizzate dall’utente nel nostro sito.
• Cookie e tecnologie simili. Per quanto concerne il sito web https://affautocarrozzeria.it, attualmente A.F.F. snc non utilizza cookie e tecnologie simili per tracciare o monitorare il comportamento dell’utente, ma solo cookie tecnici ed analitici.

A.F.F. snc non tratta dati personali appartenenti a categorie particolari di dati (ai sensi dell’art. 9 del GDPR) o dati personali a carattere giudiziario (di cui all’art. 10 del GDPR).

4. Informazioni che ci fornisce direttamente il fornitore o il partner/terza parte per procedere ad un intervento di riparazione esterno o per acquistare beni e servizi da fornitori, A.F.F. snc ha la necessità di trattare dati personali delle persone fisiche che rappresentano il fornitore o il partner, quali nome e cognome, recapiti telefonici ed e-mail, codice fiscale o partita IVA.

Finalità del trattamento

Dati del cliente

A.F.F. snc utilizza, archivia e tratta i dati del cliente, compresi i dati personali, per fornire, comprendere, migliorare e sviluppare i propri servizi, creare e mantenere un contesto affidabile e sicuro e conformarsi ai suoi obblighi legali. In particolare per:

• Eseguire le richieste del cliente: effettuare la riparazione, formulare un preventivo, rispondere alle richieste di assistenza successive, ecc.;
• Adempiere a tutti gli obblighi contabili e fiscali legati ai servizi svolti;
• Adempiere a tutti gli obblighi contrattuali e legali nei confronti di Periti assicurativi e Compagnie di Assicurazione;
• Gestire, proteggere, migliorare ed ottimizzare i servizi di A.F.F. snc e l’esperienza dei nostri utenti, tra cui, ad esempio, conducendo attività di analisi e di ricerca;
• Fornire assistenza ai clienti;
• Rilevare e prevenire frodi, abusi, incidenti di sicurezza e altre attività dannose;
• Verificare o autenticare le informazioni o identificazioni fornite dal cliente (ad esempio controllare i dati anagrafici per gli espletamenti fiscali);
• Risolvere eventuali controversie e fare valere i nostri diritti nei confronti di terze parti;
• Tutelare il credito;
• Garantire l’applicazione delle nostre condizioni di servizio e le altre nostre politiche.

Trattiamo le informazioni fornite sulla base del legittimo interesse per migliorare i nostri servizi e l’uso che gli utenti fanno di essi, e laddove sia necessario per garantire l’adeguata esecuzione del contratto tra noi e l’utente e conformarci alle leggi applicabili.

Dati dei fornitori e dei partner

A.F.F. snc utilizza, archivia e tratta i dati del fornitore, compresi i dati personali delle persone che lo rappresentano, e dei partner commerciali per:

• Ottemperare agli impegni contrattuali con il cliente per l’esecuzione dell’intervento e dar corso alla fornitura di prodotti e servizi, sia in fase contrattuale, sia in fase pre contrattuale;
• Adempiere a tutti gli obblighi contabili e fiscali di legge.

Condivisione e comunicazione

I dati personali del cliente e del fornitore potranno essere comunicati a terzi secondo le modalità seguenti.

1. Conformità di legge, riscontro alle richieste di autorità pubbliche, prevenzione e protezione dei nostri diritti

A.F.F. snc potrebbe comunicare i dati personali del cliente, a tribunali, autorità pubbliche, autorità governative o terze parti autorizzate (Periti, Compagnie di Assicurazione, …) nel caso e nella misura in cui siano tenuti o autorizzati a farlo per legge o qualora tale comunicazione sia ragionevolmente necessaria:

• per assolvere ai nostri doveri legali;
• per conformarsi a una procedura legale e per rispondere a rivendicazioni effettuate nei confronti di A.F.F. snc;
• per riscontrare richieste verificate relative ad un’indagine penale o a una presunta o supposta attività illecita o a qualsiasi altra attività suscettibile di esporre A.F.F. snc, il cliente o qualsiasi altro nostro utente a responsabilità legali;
• per gestire e fare rispettare le nostre condizioni di servizio o altri accordi;
• per proteggere i diritti, le proprietà o la sicurezza personale di A.F.F. snc, dei suoi dipendenti, sei suoi utenti o del pubblico in generale.

Laddove appropriato, potremmo informare gli utenti riguardo tali richieste legali, a meno che: fornire tale informazione sia vietato dalla procedura legale applicabile, in base a un ordine ricevuto da un tribunale o ai sensi di legge, o riteniamo che l’avviso sia inutile o inefficace, crei un rischio di lesioni o danni fisici a un individuo o a un gruppo di individui o crei o aumenti un rischio di frode nei confronti della proprietà di A.F.F. snc, dei suoi utenti e dei servizi dell’Autocarrozzeria. Nei casi in cui A.F.F. snc ottemperi a richieste legali di comunicazione di dati senza fornire avviso all’utente per le ragioni sopra menzionate, A.F.F. snc cercherà di informare l’utente interessato riguardo alla richiesta non appena determini in buona fede che ciò non sia più vietato.

2. Fornitori di servizi

A.F.F. snc si avvale di una varietà di fornitori terzi. I fornitori di tali servizi si trovano all’interno della UE.

Ad esempio, i fornitori di servizi possono aiutarci a: verificare l’identità del cliente, fornire servizi di assistenza tecnica, manutenzione e sviluppo dei prodotti, permettere la fornitura dei componenti, attrezzature, ricambi, software attraverso piattaforme e software di terzi (ad esempio mediante l’utilizzo di software per la preventivazione o cataloghi ricambi online), fornire servizi di assistenza clienti, pubblicitari o di pagamento, fornire di servizi contabili e fiscali, fornire servizi legali per la tutela del credito. Tali fornitori hanno un accesso ai dati personali del cliente e del fornitore limitato all’esecuzione di tali operazioni per nostro conto e sono vincolati contrattualmente a proteggere e utilizzare tali dati in conformità con le finalità per cui li hanno ricevuti e con la presente informativa sulla privacy.

Alcuni documenti relativi all’intervento ed al veicolo e relativo proprietario/cliente vengono conservati per un periodo limitato in piattaforme cloud gestite da provider specializzati.

A.F.F. snc potrà comunicare i dati personali del cliente, ai fornitori terzi per garantire l’adeguatezza del contratto stipulato con te.

Conservazione ed eliminazione dei dati

In generale, A.F.F. snc conserva i dati personali necessari per il tempo necessario all’esecuzione del contratto stipulato con il cliente o il fornitore e per assolvere ai nostri obblighi legali. In particolare i dati di rilevanza fiscale vengono conservati per 10 anni dall’emissione del documento fiscale corrispondente all’intervento effettuato.

Altri dati personali raccolti in fase di accettazione del veicolo che non necessitano di conservazione per fini legali o per mantenere evidenze sulla riparazione svolte, quali ad es. i dati completi del veicolo (copia del libretto di circolazione) e di identificazione del cliente o proprietario del veicolo (copia patente di guida o carta di identità) vengono conservati al massimo per un anno dal termine dell’intervento. Le altre informazioni trasmesse a Periti e/o Compagnie di Assicurazione vengono cancellate.

Tutti i dati personali trattati da A.F.F. snc sono gestiti all’interno dell’Unione Europea.

I diritti dell’interessato

Puoi esercitare ogni diritto descritto in questa sezione nei confronti del Titolare del trattamento, l’interessato può inviare un’e-mail a AFF.AUTOCARROZZERIA@OUTLOOK.COM o contattarci ai recapiti indicati in calce.

1. Rettifica di informazioni imprecise o incomplete

L’interessato ha il diritto di chiederci di correggere dati personali imprecisi o incompleti che lo riguardano

2. Portabilità e accesso ai dati

L’interessato può richiedere copie delle sue informazioni personali in nostro possesso. Inoltre, può avere diritto a richiedere copie di dati personali che ci ha fornito in un formato strutturato, comunemente usato e leggibile elettronicamente, e/o richiederci di trasmettere tali informazioni a un altro fornitore di servizi (laddove tecnicamente fattibile).

3. Eliminazione dei dati

Se non desiderate più che A.F.F. snc utilizzi i vostri dati, potete richiederci di eliminare le vostre informazioni personali. Vi ricordiamo che se decidete di richiedere l’eliminazione dei vostri dati personali:

• Potremmo conservare alcuni dei vostri dati personali per il tempo necessario a soddisfare i nostri legittimi interessi commerciali, come la prevenzione e il rilevamento di frodi e la promozione della sicurezza;
• Potremmo conservare alcuni dei vostri dati personali nella misura necessaria ad assolvere ai nostri obblighi legali. Per esempio, A.F.F. snc potrebbe conservare alcuni dei vostri dati per obblighi fiscali, rapporti e indagini legali;
• Poiché proteggiamo i vostri dati da perdite accidentali o da furti di dati, copie residue dei tuoi dati personali potrebbero, per un periodo di tempo limitato, non essere rimossi dai nostri sistemi di backup.

4. Revoca del consenso e limitazione del trattamento dei dati personali

Laddove abbiate fornito il consenso a A.F.F. snc per il trattamento dei vostri dati personali per uno scopo particolare, potete in qualsiasi momento revocare tale consenso inviandoci una comunicazione nella quale specificate quale consenso volete revocare. Vi ricordiamo che la revoca del consenso non incide sulla legittimità di qualunque attività di trattamento basata su di esso prima della sua revoca. Inoltre, la legge applicabile può darvi diritto di limitare le modalità di utilizzo dei vostri dati personali da parte di A.F.F. snc, nello specifico

• se contestate l’esattezza dei vostri dati;
• se il trattamento dei dati non è eseguito in modo legittimo e vi opponete al trattamento dei vostri dati personali;
• se A.F.F. snc non ne ha più bisogno ai fini del trattamento, ma richiedete informazioni per accertare, esercitare o difendere un vostro diritto in sede giudiziaria;
• oppure vi siete opposti al trattamento, in attesa della verifica dell’eventuale prevalenza dei motivi legittimi di A.F.F. snc sui vostri.

5. Presentazione dei reclami

L’interessato ha il diritto di presentare reclami riguardo alle attività di trattamento dei dati svolti da A.F.F. snc presso le autorità incaricate della protezione dei dati (www.garanteprivacy.it).

Sicurezza e protezione dei dati

A.F.F. snc implementa e aggiorna costantemente misure di sicurezza di natura tecnica e organizzativa finalizzate a proteggere i dati personali dall’accesso non autorizzato di terzi, dalla distruzione o dall’alterazione. Alcune delle misure di sicurezza che utilizziamo per proteggere le vostre informazioni sono anti-malware, firewall e controlli degli accessi alle informazioni mediante credenziali di autenticazione sicure e locali e contenitori di documenti ad accesso controllato e/o protetti.

Contatti

In caso di domande o reclami per quanto riguarda la presente informativa sulla privacy o le pratiche di trattamento dei dati di A.F.F. snc puoi inviarci un’e-mail a AFF.AUTOCARROZZERIA@OUTLOOK.COM oppure contattarci al seguente indirizzo: A.F.F. S.n.c. di Fanti Marco e Beghelli Gabriele – Via Ottavio Garganelli, 15, 40065 Pianoro (BO) – tel. 051 6516434 – Fax: 051 651 66 44 – https://affautocarrozzeria.it.